Um dos grandes desafios de um bom técnico é quando ele é promovido e passa a ser gerente de projetos. Os problemas começam a aparecer pois o gerente acaba focando muito em aspectos técnicos e pouco em aspectos gerenciais.
O gerente de projetos deve organizar o trabalho. Deve analisar o contexto, planejar o projeto (junto com sua equipe), conduzir o trabalho e realizar as entregas.
As áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK, são: Gerenciamento de Integração do Projeto, Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento de Custos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto, Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto, Gerenciamento das Comunicações do Projeto, Gerenciamento de Riscos do Projeto e Gerenciamento de Aquisições do Projeto. Claro que o gerente de projetos irá se envolver em todas estas áreas, mas o grande papel do gerente é a integração do projeto.
O gerente precisa criar um ambiente favorável para a execução do projeto. Precisa eliminar os conflitos internos da equipe e criar um ambiente de sinergia. Cabe ao gerente usar a criatividade para solucionar qualquer tipo de problema na execução do projeto.
Primeiro é preciso planejar muito para minimizar as incertezas. Depois, é preciso compreender que a administração não é uma ciência exata, que existem dezenas de alternativas adequadas e dezenas de alternativas inadequadas para enfrentar um desafio. É preciso entender que procurar o certo ou o errado não faz sentido.
O gerente precisa ter foco na tomada de decisão. É preciso realizar um trabalho orientado aos resultados. Por exemplo, o escopo do projeto define os produtos que serão gerados. Já o cronograma apresenta as atividades necessárias para realizar o escopo do projeto. O que o gerente deve controlar? Os resultados!
Existem diferentes maneiras de motivar a equipe de trabalho. Isso passa por teoria X e Y, Maslow, etc. Claro que qual teoria aplicar e como aplicar esta teoria, depende do contexto, principalmente das características da equipe.
Para focar em resultados a teoria Y é interessante. Isso significa que o gerente não deve controlar a atividade, mas o resultado gerado pela atividade. As atividades do projeto consomem recursos, já os produtos, mostram resultados.
Numa equipe bem estruturada, cosidera-se que os profissionais são responsáveis o suficiente para executar seu trabalho, assim, uma vez que o planejamento é realizado, é preciso criar um ambiente em que a equipe possa tomar suas decisões, desde que gere os resultados do plano.
Muitos gerentes se apegam a detalhes de execução de tarefas e perdem o controle global do projeto, desviando a atenção para aspectos pouco importantes.
O gerente realiza integração do projeto, faz reuniões, soluciona conflitos. O gerente é responsável por tudo o que acontece no projeto. Não adianta tentar culpar a equipe, o fornecedor ou a chuva. A equipe foi o gerente que escolheu, o fornecedor foi o gerente ou a equipe do gerente que escolheu, e a chuva, chove, sabiam, isso é novidade?
Vamos iniciar pela equipe. Muitos profissionais irão argumentar que não escolheram a equipe. Sei que isso acontece. Assim, é preciso ter argumentação boa o suficiente para solicitar a troca da equipe. Ou seja, é responsabilidade do gerente do projeto.
Sobre o fornecedor, é preciso ter critério e planejamento para a escolha. Além disso, é preciso ter um bom contrato e escopo do trabalho muito bem definido.
E a chuva? É até engraçado ver engenheiros experientes argumentando que uma obra de 2 anos atrasou... pois choveu. Existe previsão do tempo, previsão de clima e planejamento para isso. Análise de risco!
Claro que as coisas não são tão simples como os exemplos acima. Apenas precisamos pensar se realmente estamos focando no que é mais importante, e se estamos preparados para as dificuldades do projeto.
As dificuldades existem, e quase nunca é possível realizar um projeto exatamente de acordo com o cronograma. Mas o gerente precisa estar preparado, pois independente das suas explicações, a responsabilidade pelo sucesso do projeto é do gerente.
Planejar é exercitar o futuro, quanto mais planejamento, menor o risco do projeto, prepare-se!
Um dos principais papéis do gerente é assegurar que o planejamento do projeto foi realizado com bons critérios e depois controlar a execução do trabalho. Foco no planejamento!
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