O que é o seu projeto? Como o PMBOK quarta edição define a criação do projeto?

O que é o seu projeto? Como o Guia PMBOK® quarta edição define a criação do projeto?

Um dos primeiros desafios do gerente de projetos, por mais óbvio que possa parecer, é saber qual o objetivo do projeto.

Muitas vezes o gerente do projeto "ganha" o projeto em conversa de corredor. Isto é, nem sempre existe um processo formal na organização para delegar poder ao gerente do projeto. O poder do gerente do projeto é, necessariamente, fator determinante para o sucesso do projeto.

Mas os gerentes sabem o que é o projeto? Como definir o escopo do projeto? Como definir o objetivo de um projeto?

Se você não sabe o objetivo do seu projeto, páre! Seu primeiro trabalho é, sem dúvida, compreender o que é o projeto. O PMBOK® possui processos de gerenciamento de projetos formais para cada fase do projeto. Poucas profissionais tem capacidade de compreender qual a real mensagem do PMBOK®. O Guia PMBOK® é teórico, mas ao mesmo tempo, diz exatamente tudo o que pode ser feito para que um projeto tenha sucesso. É preciso saber ler. É preciso saber interpretar. Infelizmente, muitos que se dizem gerentes, ou gerentes de projetos não possuem o hábito de leitura.

Para compreender o que é o projeto, e para definir o poder do gerente de projetos, o Guia PMBOK® quarta edição cita este contexto quando apresenta como elaborar o Project Charter ou como elaborar o Termo de Referência do Projeto.

Na vida real você precisa compreender o objetivo do projeto e saber a autoridade do gerente do projeto.  No Guia PMBOK®, isso se chama Project Charter!

O Project Charter é tão importante, que para o Exame PMP, é considerado que se o Project Charter não existe, o projeto não existe.

Resumindo, o primeiro passo para planejar um projeto é elaborar o Project Charter (elaborar o Termo de Abertura do Projeto). Veja o Guia PMBOK® 2008 para conhecer melhor este processo.

Monitoramento e Controle de Projetos, mais simples, melhor!

Após realizar o planejamento do projeto, o gerente do projeto precisa colocar em prática as ações definidas do plano do projeto.

O monitoramento e controle do projeto é um conjunto de processos que são fundamentais para que o projeto possa alcançar os resultados desejados.

Vamos começar com alguns conceitos interessantes, afinal o que é monitoramento e controle de projetos?

Muitas pessoas confundem e utilizam de forma inadequada as palavras monitoramento e controle. Monitorar está relacionado com acompanhar, observar, saber o que está acontecendo. Assim, no monitoramento de projetos realizamos um registro dos fatos do projeto.

Já o controle é uma ação, normalmente corretiva, em relação a um desvio que tenha ocorrido no projeto. Controlar o projeto significa tomar decisões, providências, atitudes que farão com que os desvios da execução em relação ao planejado possam ser corrigidos.

Quando realizamos um relatório "previsto x realizado" estamos realizando o monitoramento do projeto. Previsto/realizado é um mero registro dos fatos, como estavam previstos e como ocorreram.  Previsto/realizado não é controle. Controle são as decisões decorrentes do monitoramento previsto x realizado.

Entendido o que é monitoramento e controle, precisamos ir para a prática. Como os gerentes fazem o monitoramento e controle? O básico é ter boas informações. Um planejamento bem estruturado é elemento-chave para desenvolver um bom controle. Ao elaborarmos um planejamento precisamos definir que tipo de indicadores serão utilizados para o acompanhamento e controle do projeto.

As informações para o controle precisam estar em diversos formatos. Dificilmente se consegue gerenciar um projeto com somente um tipo de relatório. É usual a necessidade de elaborarmos vários tipos de relatório, de acordo com o público de cada relatório e uma série de outras questões.

Para o efetivo controle do projeto a comunicação é outro aspecto extremamente importante. O gerente de projetos precisa estar "conectado" ao seu time. Muitas reuniões precisam ser realizadas (reuniões rápidas e produtivas...).

O problema do monitoramento e controle de projetos, é que muitas vezes as pessoas elaboram dezenas de documentos, ou relatórios extremamente complexos que não são lidos ou considerados na tomada de decisão.

Quanto mais simples o monitoramento e controle melhor. Simples, mas que gere resultado!

De acordo com o tamanho, a complexidade de interfaces, a quantidade e envolvidos ou outros fatores, iremos determinar qual o tipo de controle a ser realizado. Talvez não seja preciso registrar e avaliar todas as áreas de conhecimento propostas no PMBOK para realizar o monitoramento e controle dos projetos. Talvez registrar somente os fatores que interferem na tripla restrição seja uma ótima estratégia.

Normalmente não temos tempo suficiente para analisar grandes relatórios. Por isso, é preciso ser objetivo, é preciso destacar o que é mais importante, é preciso simplificar as ferramentas de controle. Quanto mais simples as ferramentas, melhor!