Vários fatores contribuem para a motivação das pessoas. Na vida profissional, dentre outros fatores, o planejamento pode favorecer para que a equipe trabalhe mais motivada.
Um bom planejamento transmite segurança aos envolvidos. E para as equipes, mostra exatamente o trabalho que deve ser feito e como deve ser feito. Muitas pessoas reclamam no ambiente de trabalho que não sabem exatamente qual o seu papel na organização. Isso pode ser conseqüência da falta de planejamento ou falhas na divulgação dos planos realizados.
Para motivar a equipe, no gerenciamento de projetos devemos elaborar um bom planejamento, comunicar os planos, exigir o monitoramento e controle, comemorar os resultados.
Elaborar um bom planejamento
É importante definir a metodologia a ser utilizada para desenvolver o planejamento. As pessoas precisam conhecer qual o seu papel no planejamento. É muito interessante que o planejamento seja realizado de forma participativa. As estimativas devem ser realizadas, preferencialmente, com a participação dos executores. Os critérios para as estimativas devem ser avaliados e questionados.
Um bom planejamento consome horas de trabalho, estas horas precisam estar previstas. Além do mais, as pessoas podem levar um tempo para assimilar os caminhos a serem seguidos nos projetos. Se possível, é interessante realizar uma primeira aproximação e pedir uma crítica aos participantes antes da formalização de uma versão final. Ao pedir a opinião das pessoas sobre o plano, procure fazer perguntas específicas para cada funcionário, e não apenas pedir para avaliar o plano.
Elabore um check-list do que se precisa fazer para concluir o planejamento. Tenha como base as experiências anteriores. Tais experiências também devem ser usadas para justificar para a equipe a necessidade de elaborar um bom planejamento. Peça a participação das pessoas.
Comunicar os planos
O planejamento precisa ser divulgado de forma adequada. Envie por e-mail, disponibilize pela Internet (Intranet). Distribua exemplares impressos. Fixe os principais documentos nos murais da empresa (e até no banheiro...). Mostre para as pessoas que existe um plano. Quando participar de reuniões sobre o projeto, peça para que a equipe leve uma cópia do plano e faça referência ao planejamento para justificar suas decisões.
Exigir monitoramento e controle
Faça com que sua equipe participe ativamente do monitoramento dos resultados e do controle do projeto. O planejamento não pode ficar esquecido, ele precisa ser acompanhado e controlado. É preciso definir uma metodologia de controle do projeto. Os planos precisam ser atualizados de acordo com as mudanças de cenário. Peça para que as equipes elaborem relatórios.
Comemore os resultados
Ao elaborar o planejamento você terá uma versão preliminar, ou uma primeira aproximação, depois uma versão mais amadurecida. Neste momento, verifique se o planejamento favorece o controle e se será possível utilizar este plano para motivar as equipes. Inclua entregas intermediárias. A cada entrega realizada, comemore com a equipe, elogie o trabalho, mostre o caminho que está sendo seguido, que parte do projeto foi concluída e que mais uma etapa entregue os aproxima ainda mais do objetivo final.
Faça o planejamento não apenas para definir um cenário de como as coisas irão acontecer, mas também pensando em como utilizá-lo para motivar as equipes. Peça relatórios não como um trabalho “extra”, mas como um instrumento para motivar e gerar mais resultados. Use a criatividade!
