Monitoramento e Controle de Projetos, mais simples, melhor!

Após realizar o planejamento do projeto, o gerente do projeto precisa colocar em prática as ações definidas do plano do projeto.

O monitoramento e controle do projeto é um conjunto de processos que são fundamentais para que o projeto possa alcançar os resultados desejados.

Vamos começar com alguns conceitos interessantes, afinal o que é monitoramento e controle de projetos?

Muitas pessoas confundem e utilizam de forma inadequada as palavras monitoramento e controle. Monitorar está relacionado com acompanhar, observar, saber o que está acontecendo. Assim, no monitoramento de projetos realizamos um registro dos fatos do projeto.

Já o controle é uma ação, normalmente corretiva, em relação a um desvio que tenha ocorrido no projeto. Controlar o projeto significa tomar decisões, providências, atitudes que farão com que os desvios da execução em relação ao planejado possam ser corrigidos.

Quando realizamos um relatório "previsto x realizado" estamos realizando o monitoramento do projeto. Previsto/realizado é um mero registro dos fatos, como estavam previstos e como ocorreram.  Previsto/realizado não é controle. Controle são as decisões decorrentes do monitoramento previsto x realizado.

Entendido o que é monitoramento e controle, precisamos ir para a prática. Como os gerentes fazem o monitoramento e controle? O básico é ter boas informações. Um planejamento bem estruturado é elemento-chave para desenvolver um bom controle. Ao elaborarmos um planejamento precisamos definir que tipo de indicadores serão utilizados para o acompanhamento e controle do projeto.

As informações para o controle precisam estar em diversos formatos. Dificilmente se consegue gerenciar um projeto com somente um tipo de relatório. É usual a necessidade de elaborarmos vários tipos de relatório, de acordo com o público de cada relatório e uma série de outras questões.

Para o efetivo controle do projeto a comunicação é outro aspecto extremamente importante. O gerente de projetos precisa estar "conectado" ao seu time. Muitas reuniões precisam ser realizadas (reuniões rápidas e produtivas...).

O problema do monitoramento e controle de projetos, é que muitas vezes as pessoas elaboram dezenas de documentos, ou relatórios extremamente complexos que não são lidos ou considerados na tomada de decisão.

Quanto mais simples o monitoramento e controle melhor. Simples, mas que gere resultado!

De acordo com o tamanho, a complexidade de interfaces, a quantidade e envolvidos ou outros fatores, iremos determinar qual o tipo de controle a ser realizado. Talvez não seja preciso registrar e avaliar todas as áreas de conhecimento propostas no PMBOK para realizar o monitoramento e controle dos projetos. Talvez registrar somente os fatores que interferem na tripla restrição seja uma ótima estratégia.

Normalmente não temos tempo suficiente para analisar grandes relatórios. Por isso, é preciso ser objetivo, é preciso destacar o que é mais importante, é preciso simplificar as ferramentas de controle. Quanto mais simples as ferramentas, melhor!