Monitoramento e Controle de Projetos, mais simples, melhor!

Após realizar o planejamento do projeto, o gerente do projeto precisa colocar em prática as ações definidas do plano do projeto.

O monitoramento e controle do projeto é um conjunto de processos que são fundamentais para que o projeto possa alcançar os resultados desejados.

Vamos começar com alguns conceitos interessantes, afinal o que é monitoramento e controle de projetos?

Muitas pessoas confundem e utilizam de forma inadequada as palavras monitoramento e controle. Monitorar está relacionado com acompanhar, observar, saber o que está acontecendo. Assim, no monitoramento de projetos realizamos um registro dos fatos do projeto.

Já o controle é uma ação, normalmente corretiva, em relação a um desvio que tenha ocorrido no projeto. Controlar o projeto significa tomar decisões, providências, atitudes que farão com que os desvios da execução em relação ao planejado possam ser corrigidos.

Quando realizamos um relatório "previsto x realizado" estamos realizando o monitoramento do projeto. Previsto/realizado é um mero registro dos fatos, como estavam previstos e como ocorreram.  Previsto/realizado não é controle. Controle são as decisões decorrentes do monitoramento previsto x realizado.

Entendido o que é monitoramento e controle, precisamos ir para a prática. Como os gerentes fazem o monitoramento e controle? O básico é ter boas informações. Um planejamento bem estruturado é elemento-chave para desenvolver um bom controle. Ao elaborarmos um planejamento precisamos definir que tipo de indicadores serão utilizados para o acompanhamento e controle do projeto.

As informações para o controle precisam estar em diversos formatos. Dificilmente se consegue gerenciar um projeto com somente um tipo de relatório. É usual a necessidade de elaborarmos vários tipos de relatório, de acordo com o público de cada relatório e uma série de outras questões.

Para o efetivo controle do projeto a comunicação é outro aspecto extremamente importante. O gerente de projetos precisa estar "conectado" ao seu time. Muitas reuniões precisam ser realizadas (reuniões rápidas e produtivas...).

O problema do monitoramento e controle de projetos, é que muitas vezes as pessoas elaboram dezenas de documentos, ou relatórios extremamente complexos que não são lidos ou considerados na tomada de decisão.

Quanto mais simples o monitoramento e controle melhor. Simples, mas que gere resultado!

De acordo com o tamanho, a complexidade de interfaces, a quantidade e envolvidos ou outros fatores, iremos determinar qual o tipo de controle a ser realizado. Talvez não seja preciso registrar e avaliar todas as áreas de conhecimento propostas no PMBOK para realizar o monitoramento e controle dos projetos. Talvez registrar somente os fatores que interferem na tripla restrição seja uma ótima estratégia.

Normalmente não temos tempo suficiente para analisar grandes relatórios. Por isso, é preciso ser objetivo, é preciso destacar o que é mais importante, é preciso simplificar as ferramentas de controle. Quanto mais simples as ferramentas, melhor!

Planejamento para motivação no gerenciamento de projetos

Vários fatores contribuem para a motivação das pessoas. Na vida profissional, dentre outros fatores, o planejamento pode favorecer para que a equipe trabalhe mais motivada.

Um bom planejamento transmite segurança aos envolvidos. E para as equipes, mostra exatamente o trabalho que deve ser feito e como deve ser feito. Muitas pessoas reclamam no ambiente de trabalho que não sabem exatamente qual o seu papel na organização. Isso pode ser conseqüência da falta de planejamento ou falhas na divulgação dos planos realizados.

Para motivar a equipe, no gerenciamento de projetos devemos elaborar um bom planejamento, comunicar os planos, exigir o monitoramento e controle, comemorar os resultados.

Elaborar um bom planejamento

É importante definir a metodologia a ser utilizada para desenvolver o planejamento. As pessoas precisam conhecer qual o seu papel no planejamento. É muito interessante que o planejamento seja realizado de forma participativa. As estimativas devem ser realizadas, preferencialmente, com a participação dos executores. Os critérios para as estimativas devem ser avaliados e questionados.

Um bom planejamento consome horas de trabalho, estas horas precisam estar previstas. Além do mais, as pessoas podem levar um tempo para assimilar os caminhos a serem seguidos nos projetos. Se possível, é interessante realizar uma primeira aproximação e pedir uma crítica aos participantes antes da formalização de uma versão final. Ao pedir a opinião das pessoas sobre o plano, procure fazer perguntas específicas para cada funcionário, e não apenas pedir para avaliar o plano.

Elabore um check-list do que se precisa fazer para concluir o planejamento. Tenha como base as experiências anteriores. Tais experiências também devem ser usadas para justificar para a equipe a necessidade de elaborar um bom planejamento. Peça a participação das pessoas.

Comunicar os planos

O planejamento precisa ser divulgado de forma adequada. Envie por e-mail, disponibilize pela Internet (Intranet). Distribua exemplares impressos. Fixe os principais documentos nos murais da empresa (e até no banheiro...). Mostre para as pessoas que existe um plano. Quando participar de reuniões sobre o projeto, peça para que a equipe leve uma cópia do plano e faça referência ao planejamento para justificar suas decisões.

Exigir monitoramento e controle

Faça com que sua equipe participe ativamente do monitoramento dos resultados e do controle do projeto. O planejamento não pode ficar esquecido, ele precisa ser acompanhado e controlado. É preciso definir uma metodologia de controle do projeto. Os planos precisam ser atualizados de acordo com as mudanças de cenário. Peça para que as equipes elaborem relatórios.

Comemore os resultados

Ao elaborar o planejamento você terá uma versão preliminar, ou uma primeira aproximação, depois uma versão mais amadurecida. Neste momento, verifique se o planejamento favorece o controle e se será possível utilizar este plano para motivar as equipes. Inclua entregas intermediárias. A cada entrega realizada, comemore com a equipe, elogie o trabalho, mostre o caminho que está sendo seguido, que parte do projeto foi concluída e que mais uma etapa entregue os aproxima ainda mais do objetivo final.

Faça o planejamento não apenas para definir um cenário de como as coisas irão acontecer, mas também pensando em como utilizá-lo para motivar as equipes. Peça relatórios não como um trabalho “extra”, mas como um instrumento para motivar e gerar mais resultados. Use a criatividade!